ページの先頭です。 メニューを飛ばして本文へ
トップページ > 市民課における書類の紛失について

用語検索はこちら


市民課における書類の紛失について

担当 : 市民課 / 掲載日 : 2021/05/10

窓口で提出された印鑑登録申請書等1件を紛失していることが判明しました。関係者、また市民の皆様の信頼を損なうこととなりましたことを深くおわび申し上げますとともに、再発防止に努めてまいります。

概要

令和3年3月5日、市民課窓口において印鑑登録申請書を受け付け、印鑑登録にかかる一連の事務処理を行いました。
4月27日、3月分の印鑑登録申請書類の確認を行った際、印鑑登録申請書を紛失していることを発見しました。事務所内を捜索しましたが、発見できなかったため、4月30日に申請者に連絡、謝罪を行いました。
5月6日、申請者のお手元にもないことが確定しました。

記載されていた個人情報

申請者の住所、氏名、生年月日、性別、印鑑登録番号、登録印影、住民コード、本人確認書類の種別、電話番号

判明後の対応

令和3年4月28日〜29日、市民課内を捜索しました。
4月30日、申請者ご本人に連絡し、書類の紛失を伝えて謝罪、誤って当日交付した他の書類に混入していないか確認をお願いしました。
5月6日、再度ご本人に連絡し、書類がお手元にないことを確認し、謝罪を行いました。

原因

紛失した原因は不明ですが、紛失の発見が遅れた原因は、印鑑登録申請書について業務終了時に書類の確認を行う手順となっていなかったためです。

再発防止策

書類の取り扱いについて、再度手順を確認し、徹底しました。また、処理当日書類の確認を行うことで紛失に至らない可能性が高まりますので、業務終了後確実に書類の確認を行うように事務処理手順を変更しました。
今回の事案について市民課の全職員に対し問題点の共有を行い、今後再発することのないよう努めてまいります。

問い合わせ先

南国市役所 市民課市民係
電話:088-880-6574
FAX:088-863-1523