○南国市電子契約サービス利用事務処理要領
令和5年10月3日
訓令第9号
(趣旨)
第1条 この要領は，電子契約サービスを利用して行う契約の締結に関し，必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子契約 契約であって，電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法により，書面による契約書に代わり電磁的記録が作成されるものをいう。
(2) 電子契約サービス 事業者により提供される電子契約のサービスのうち，南国市の利用に係る事業者署名型電子契約サービス(電子契約のサービスのうち，電子契約のサービス提供事業者が契約当事者の指示を受けてサービス提供事業者自身の署名鍵による電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)を行うものをいう。)をいう。
(電子契約の利用範囲)
第3条 電子契約サービスは，南国市が締結する契約に利用できるものとする。ただし，契約を書面で行うことが法令等で規定されているもの又は契約期間が10年を超えるものを除く。
(電子契約サービスの運用管理者)
第4条 電子契約サービスの運用及び管理をするため，電子契約サービス運用管理者(以下「運用管理者」という。)を置くこととし，財政課長をもって充てる。
2 運用管理者は，次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 電子契約サービスの利用可能な状態の維持
(2) 電子契約サービスの安全性及び信頼性の確保
(3) 電子契約サービスの効率的な運用及び適正な管理
(4) 前3号に掲げるもののほか，電子契約サービスの適正な運用を図るために必要な事項
(アカウントの取扱い)
第5条 電子契約サービスに接続するためのアカウントは，運用管理者が設定し，各部署に付与する。
2 前項のアカウントの設定及び変更は，運用管理者が行うものとする。
3 第1項のアカウントは，各部署において電子契約の実務を主に行う者(以下「担当者」という。)が適正に取り扱わなければならない。
4 電子契約サービスに接続するために必要となるパスワードの管理，設定及び変更は，担当者が行う。
5 担当者は，前項のパスワードを他者に知られないように厳重に管理し，漏えい等の事故があったときは，直ちにその旨を運用管理者に報告しなければならない。
(電子契約の意思確認)
第6条 担当者は，契約相手方に電子契約による契約締結の意思があることを確認するものとする。
2 担当者は，契約相手方から電子契約による契約締結について同意を得た場合は，契約相手方に電子契約同意書兼メールアドレス登録申請書(別記様式)を提出させるものとする。
(契約内容についての所属長の決裁及び契約書のアップロード)
第7条 担当者は，電子契約による契約を行うに当たっては，当該契約内容について所属長の決裁を得なければならない。
2 担当者は，前項の規定により所属長の決裁を得た契約内容(以下「決裁済契約内容」という。)による契約書を電子契約サービス上にアップロードするものとする。
(承認者の設置)
第8条 各部署に，前条第2項の規定により電子契約サービス上にアップロードされた契約書(以下「電子契約書」という。)の内容が決裁済契約内容と相違ないことを確認し，承認する者(以下「承認者」という。)を置く。
2 承認者は，各部署の所属長又は所属長が指定する者をもって充てる。
(契約の承認等)
第9条 担当者は，電子契約書の内容について電子契約サービス上で契約相手方の承認があったときは，メールアドレスが契約相手方のものであること及び電子契約書の内容が決裁済契約内容と相違ないことを確認し，電子契約サービス上で承認の処理を行うものとする。
2 承認者は，担当者による前項の承認の処理があったときは，電子契約書の内容が決裁済契約内容と相違ないことを確認し，電子契約サービス上で承認の処理を行うものとする。
(電子契約書の保存)
第10条 電子契約書は，電子契約サービスのクラウド上に保存するものとする。
(その他)
第11条 この要領に定めるもののほか，電子契約サービスを利用して行う契約の締結に関し必要な事項は，市長が別に定める。
附則
この要領は，公布の日から施行する。
