○南国市職員旧姓使用取扱要領
平成17年5月10日
訓令第7号
(目的)
第1条 この要領は，一般職の職員(以下「職員」という。)が婚姻，養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も，引き続き婚姻等の前の戸籍上の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めることを目的とする。
(旧姓を使用することができる文書等)
第2条 職員は，任命権者の承認を得て，職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を招くおそれのないものについて，旧姓を使用することができる。
2 旧姓を使用することができる文書等の基準及び旧姓を使用することができない文書等の基準は，別表に掲げるとおりとする。
(旧姓使用の届出)
第3条 職員は，旧姓を使用しようとするときは，旧姓使用届出書(様式第1号)により任命権者に届け出なければならない。
(旧姓使用の中止)
第4条 旧姓を使用している職員が，その使用を中止しようとするときは，旧姓使用中止届出書(様式第2号)により任命権者に届け出なければならない。
(責務)
第5条 所属長は，所属職員の旧姓の使用に関し適切な運用が図られるように努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は，旧姓を使用するに当たって，常に市民，職員等に誤解や混乱が生じないように努めなければならない。
(委任)
第6条 この要領に定めるもののほか，旧姓の使用に関し必要な事項は，別に定める。
附則
(施行期日)
1 この要領は，公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この要領の施行の日前に婚姻等により戸籍上の氏を改めた職員は，この要領の施行の日から平成17年7月31日までに，任命権者に第3条の旧姓使用届出書を提出することにより，旧姓を使用することができる。
附則(令和2年訓令第4号)
この規程は，令和2年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
1 旧姓を使用することができる文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 単に氏名が記載されたもの | ・名札，名刺 ・職員録 ・座席表 |
2 職員の権利や義務に関係する文書等で，職員の同一性の確認が容易にでき，旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがないもの | ・休暇等表示簿 ・年次休暇簿 ・週休日の振替簿兼休日代休日指定簿 ・時間外勤務命令簿 |
3 専ら組織内部で使用している文書等で，容易に職員の同一性を確認できる内容のもの | ・起案書(起案者，決裁者の氏名・印) ・執行伺，検査調書，支出命令書の係印及び決裁者印 ・事務分掌表 ・人事異動内示 ・職場での呼称 |
2 旧姓を使用することができない文書等の基準
基準 | 主な文書等の例示 |
1 職員の権利や義務に関係する文書等で，職員の同一性の確認ができなくなったり，旧姓使用を原因とする係争が起きるおそれがあるもの | ・辞令書 ・共済組合関係の文書(組合員証を含む。) |
2 公権力の行使を伴うものなどで，職・氏名を明らかにする必要があるもの | ・身分証明書 ・現金取扱員証 ・現金領収証書 |
3 行政処分，行政指導等に関するもの | ・文書等の発信者氏名(福祉事務所長名など) |
4 給与や旅費の支給事務で，税金の源泉徴収や銀行口座の氏名などとの整合性をはかる必要があるもの | ・給与関係の届出，報告文書 ・支出命令書の請求者氏名・印 ・債権者登録(変更)票の債権者名 |
5 法令等により認められないもの | ・給与の源泉徴収票 |
※身分証明書等については，使用している旧姓を併記すること。
