(1)　戸籍データ　記憶媒体に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。

(2)　記憶媒体　磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスク、その他これに類するもので戸籍データを記録している媒体をいう。

(3)　出力帳票　戸籍データを出力した帳票をいう。

(4)　ドキュメント　システムの設計書、プログラム仕様書、操作手引書、入出力設計書、コード表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(5)　画像データ　磁気ディスクに記録された画像情報処理方式による除籍・改製原戸籍をいう。

(1)　関係者以外にはその画面表示を読み取れないよう端末装置の配置をすること。

(2)　戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにすること。

(3)　入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに痕跡を残すことなく、更新することができないシステム上の措置を講じること。

(4)　予備の記憶媒体を定期的に作成し、耐火保管庫に保管すること。

(5)　最新の戸籍データの保全及び保護のため、更新業務終了後バックアップ処理し、耐火保管庫に格納すること。

(6)　定期的に又は随時、戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検すること。

(7)　記憶媒体は、施錠のできる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分すること。

(8)　出力帳票は、施錠のできる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し廃棄処理すること。

(1)　磁気ディスク化に関する訓令は、磁気ディスクに記録しなければならない。

(2)　除籍・改製原戸籍に訂正等を施すときは、画像データの記録から紙に出力した写しを作成し、訂正等の記録を施して、イメージスキャナーにより再度画像データとして入力・記録しなければならない。

(3)　画像データに訂正等を施したときは、訂正後の記録とともに、従前の記録も保存しなければならない。また、証明発行の際には更新後の画像データの記録のみが証明書として出力されるように、必要な措置を講じなければならない。

(4)　記憶媒体の副本を作成して10年を経過したとき、又は記憶媒体処理装置の機種を変更したときは、記憶媒体の副本を法務局に送付しなければならない。

(1)　保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。

(2)　ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。