○南国市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
平成14年6月11日
訓令第9号
(目的)
第1条 この規程は、南国市における戸籍事務を処理する電子計算組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記憶媒体に記録されている戸籍、除籍及び改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) 記憶媒体 磁気テープ、磁気ディスク、光磁気ディスク、その他これに類するもので戸籍データを記録している媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム仕様書、操作手引書、入出力設計書、コード表等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) 画像データ 磁気ディスクに記録された画像情報処理方式による除籍・改製原戸籍をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受付帳の調製、記録事項証明書等の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務並びに戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(保護管理者の指定)
第4条 戸籍データ、戸籍情報システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理しその保護に万全を期すため、保護管理者を置く。
2 保護管理者は、南国市電子計算機処理管理運営規則(平成7年南国市規則第20号)第3条第7号の規定による情報保護管理者である戸籍事務主管課長をもって充てる。
(戸籍データ等の保護及び管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 関係者以外にはその画面表示を読み取れないよう端末装置の配置をすること。
(2) 戸籍事務担当職員以外の者が戸籍データの内容について、変更を加えることができないようにすること。
(3) 入力した戸籍データの固定化後は、当該戸籍データに痕跡を残すことなく、更新することができないシステム上の措置を講じること。
(4) 予備の記憶媒体を定期的に作成し、耐火保管庫に保管すること。
(5) 最新の戸籍データの保全及び保護のため、更新業務終了後バックアップ処理し、耐火保管庫に格納すること。
(6) 定期的に又は随時、戸籍データ及びプログラムの異状の有無を点検すること。
(7) 記憶媒体は、施錠のできる場所に保管し、廃棄する際には復元できない方法により処分すること。
(8) 出力帳票は、施錠のできる場所に保管し、処理が終わったものは、速やかに裁断し廃棄処理すること。
(画像データの保護及び管理)
第6条 保護管理者は、正本である記憶媒体上に記録された除籍・改製原戸籍の保護及び管理のため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 磁気ディスク化に関する訓令は、磁気ディスクに記録しなければならない。
(2) 除籍・改製原戸籍に訂正等を施すときは、画像データの記録から紙に出力した写しを作成し、訂正等の記録を施して、イメージスキャナーにより再度画像データとして入力・記録しなければならない。
(3) 画像データに訂正等を施したときは、訂正後の記録とともに、従前の記録も保存しなければならない。また、証明発行の際には更新後の画像データの記録のみが証明書として出力されるように、必要な措置を講じなければならない。
(4) 記憶媒体の副本を作成して10年を経過したとき、又は記憶媒体処理装置の機種を変更したときは、記憶媒体の副本を法務局に送付しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理者の指定等)
第8条 端末装置管理者は、戸籍事務担当係長をもって充てる。
2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者(以下「操作者」という。)を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 操作者は、戸籍データの保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。ただし、操作者の指定を解除したときは、当該操作者のパスワードの設定を速やかに解除しなければならない。
2 保護管理者は、定期的に又は随時、パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
(パスワードの秘匿)
第10条 操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(研修等の実施)
第11条 保護管理者は、戸籍事務を取り扱う職員に対し、戸籍情報システムに関する必要な教育及び訓練を行わなければならない。
(戸籍データ等の外部提供)
第12条 戸籍データは、法令に定めがあるときを除き、外部に提供してはならない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。