○南国市教育委員会事務局処務規程
昭和36年11月10日
教委訓令第1号
目次
第1章 総則(第1条～第3条)
第2章 事務の専決及び代決(第4条～第9条)
第3章 文書の収受及び配付(第10条～第13条)
第4章 文書の処理(第14条～第22条)
第5章 文書の浄書及び発送(第23条～第26条)
第6章 文書の編さん及び保存(第27条～第42条)
第7章 公文例(第43条～第45条)
第8章 服務(第46条～第56条)
第9章 当直(第57条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，南国市教育委員会(以下「委員会」という。)の事務局(以下「事務局」という。)における事務処理，服務その他の執務要領について必要な事項を定めるものとする。
(事務処理の要領)
第2条 すべて事務は，決裁権者の決裁を得て処理しなければならない。
2 委員会の決裁を要する事務は，教育長及び教育次長を経由しなければならない。
(定義)
第3条 この規程において「決裁」とは，決裁権者が当該事案について意思決定することをいう。
2 この規程において「決裁権者」とは，教育長が自ら決裁すべき事務としている事案について教育長を，専決規程等において教育次長，課長が専決することができるとされている事務については，それぞれの専決することができるとされている教育次長，課長をいう。
4 この規程において「専決」とは，教育次長，課長が，常時あらかじめ認められた範囲内で教育長に代って意思決定をすることをいう。
第2章 事務の専決及び代決
(専決事項)
第4条 教育次長及び課長の専決については，別に定める。
(1) 教育次長
(2) 当該事務を分掌する課長(以下「主管課長」という。)
(3) 主管課長以外の課長(緊急やむを得ない場合に限る。)
(教育次長の代決)
第6条 教育次長が不在のときは，主管課長がその事務を代決することができる。
(課長の代決)
第7条 課長が不在のときは課長補佐が，課長補佐が不在のときは係長，館長又は所長(2人以上のときは，教育長が定めた順序による。)がその事務を代決することができる。
(代決の制限)
第8条 代決者は，前3条の規定にかかわらず，重要又は異例に属する事項及び緊急に処理することを要しない事項については，あらかじめその処理について指示を受けたもののほか，代決することができないものとする。
(代決後の処理)
第9条 代決した事項で，上司において了知しておく必要があると認めるものについては，後閲を受けなければならない。
第3章 文書の収受及び配付
(収受文書の取扱)
第10条 事務局に到達した文書及び物品は，学校教育課において収受し，直ちに次の各号によって処理しなければならない。
(3) 電報は，電報収受簿(様式第4号)に記載し，委員会，教育長及び教育次長あてのものは学校教育課長に，その他のものは名あて人に即時これを配付し，受領印を徴すること。
(4) 見積書，請求書，職員の請願その他の軽易な文書で照復を要しないと認められるものは，文書件名簿に記載を省略して配付することができること。
(5) 現金，金券及び証券等は，現金等収受簿(様式第5号)に記載するとともに，その旨を添付文書に付記して主管課長に配付し受領印を徴すること。
(6) 収受の日時が事件の消長に関係のあるときは，その封皮に収受年月日及び時刻を明記し，取扱者がこれを証印して配付すること。
(7) 物品は物品収受簿(様式第6号)に記載し，主管課長に配付すること。
(主管課の決定)
第11条 数課に関連する文書又は物品は，その関係の最も多いと認められる課長に配付するものとする。
(主管課で直接収受した文書の取扱)
第12条 主管課において直接収受した文書は，直ちに学校教育課長に回付し，第10条の手続を経なければならない。
(未納郵便物等の取扱)
第13条 郵便料未納又は不足の文書又は物件が到達したときは，発送者が官公署であるもの，又は公務に関するものと認められるものに限って，その料金を支払い，これを収受することができる。
第4章 文書の処理
(処理の原則)
第14条 課長は，文書の配付を受けたときは，これを査閲し，文書処理簿(様式第7号)に記載し，重要と認めるものは，上司の指揮を受けて自ら処理し，その必要がないと認める文書は，その要領と期限を示し，係員に処理させなければならない。
2 前項により処理を命ぜられた係員は，期限内に処理のできない事由があるときは，課長の承認を得なければならない。
(主管に属しない文書の処理)
第15条 配付を受けた文書がその主管に属しないと認められるときは，課相互間で授受することなく，直ちに学校教育課長に返付しなければならない。
2 処分案には標題を付し，文案は公文例及び公文用語例によって平易簡明に書き，主要な訂正箇所には，認印を押さなければならない。
3 重要な事件又は異例のものは，処分案の前に起案の理由を簡明に記述し，必要があれば，関係法規，事実の調査，前例その他参考事項等をその末尾に付記又は添付して，その根拠を明らかにするよう努めなければならない。
4 処分案は，その事件の完結に至るまで，一切の関係文書を下から上への順序にそろえ，これを添付しなければならない。
5 電報案は，簡易を旨とし，文案には，ふりがなを付し，約字又は符号のあるものはこれを用いなければならない。
(決裁区分)
第17条 回議及び回覧は，次の種類に区分し，文書の上部欄外に朱書しなければならない。
特 委員会の決裁を要するもの
甲 教育長限り処理すべきもの
乙 教育次長限り処理すべきもの
丙 課長限り処理すべきもの
(特殊文書の取扱い)
第18条 重要又は異例に属する文書及び特に必要と認めるものについては，主管課長又は担任者が携帯して決裁を受けなければならない。
(特殊決裁文書)
第19条 処分案で特に期限のあるものには，その期限を明記し，特殊の取扱を要するものには，重要，秘，書留，至急，親展，速達，添付物等その要領を朱書しなければならない。
(回議)
第20条 他課に関連する処分案は，その課に回議しなければならない。
2 回議を受けた処分案は，迅速にこれを処理しなければならない。
3 回議について，関連課において意見を異にする場合は，上司の指揮を受けなければならない。
4 施行前再回議を要する処分案及び回議を受けた事案の結果を知ろうとするときは，回議に「要再回議」と朱書し，再回議を受けたときは，その箇所に認印をして，直ちに返付しなければならない。
5 要旨を変更した回議は，その施行前関係課にこれを回示しなければならない。廃案した場合もまた同様とする。
(未完結文書の処理)
第21条 未完結文書は，便宜の方法をもってこれを区別し，常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(文書の持出，提示等の禁止)
第22条 すべて文書は，上司の許可を得なければ，これを他人に示し，又は内容を告げ若しくはその写しを与えることはできない。文書を事務局外に持ち出そうとするときも同様とする。
第5章 文書の浄書及び発送
(各課における処理)
第23条 決裁を終った文書は，文書件名簿及び文書処理簿に文書処理の経過及び施行年月日を登記し，主管課において浄書し，発送の手続をとらなければならない。
(文書の発信者名)
第24条 発送する文書は，すべてその権限を有する者の名をもって発信しなければならない。ただし，委員会の権限に属するものについては，教育長名をもって発信し，教育長の権限に属するもののうち，事案の軽重により，教育次長，課長の名をもって発信することができる。
2 前項の場合における発信者名は，委員会名を用いる場合を除き，職氏名を表示するものとする。ただし，事案の軽重により氏を省略することができる。
(令達番号)
第25条 学校教育課には，令達番号簿(様式第9号)を備え令達の種別ごとに記載しなければならない。
(公印，記号及び番号)
第26条 発送文書には，記号及び番号を付し，印章を押し，契印しなければならない。ただし，印刷に付したもの又は軽易な文書等は印章及び契印又は番号を省略することができる。
第6章 文書の編さん及び保存
(類別及び保存期間)
第27条 文書の保存の類別及び保存期間は，次のとおりとする。
第1類 永久保存
第2類 10年保存
第3類 5年保存
第4類 1年保存
2 保存類別の明らかでない文書は，主管課長において総務課長に回議のうえ，これを定めなければならない。
3 保存期間の満了した文書であっても，その後引き続き保存する必要があると認められるものは，前項に準じて処理することができる。
(保存期間の起算日)
第28条 文書の保存期間は，その事件の処理完結の翌年1月1日から起算する。ただし，会計年度によるものにあっては，翌年度から起算する。
2 簿冊類はその結了を，刊行物はその年の最終版のものをもって処理完結したものとみなす。
(第1類に編入する文書)
第29条 次の各号に掲げる文書は，第1類に編入する。
(1) 条例，規則及び告諭並びに特に重要な訓令及び告示の原議
(2) 高知県教育委員会及び中央官庁に対する上申及び申請書等に関する書類中特に重要なもの
(3) 高知県教育委員会，中央官庁その他の官公署との往復文書中特に重要なもの
(4) 事務引き継に関する書類
(5) 教育委員会に関する書類中特に重要なもの
(6) 職員の進退，賞罰に関する書類
(7) 履歴書
(8) ほう賞に関する書類
(9) 許可，認可，契約等に関する書類中永久保存の必要のあるもの
(10) その他永久保存の必要あるもの
(第2類に編入する文書)
第30条 次の各号に掲げる文書は，第2類に編入する。
(1) 第1類に属しない委員会の令達の原議
(2) 高知県教育委員会，中央官庁その他の官公署との往復文書中第1類に属しないもの
(3) 許可，認可，契約等に関する書類中第1類に属しないもの
(4) 文書及び物品の収受発送に関する書類
(5) その他10年保存の必要あるもの
(第4類に編入する文書)
第32条 一時の処弁に属する文書は，第4類に編入する。
(編さん標目)
第34条 文書編さん標目は，別表のとおりとする。
(完結文書の処理)
第35条 文書の処理が完結したときは，文書取扱者は，完結印を当該文書の上部欄外に押し，文書保存索引簿(様式第10号)に所要事項を記入し，主管課において保存しなければならない。
(編さん保存の方法)
第36条 完結文書は，類別及び標目別に暦年(会計に属するものは会計年度。以下同じ。)ごとに処分完結の順序に従い編さんし，目次を付したうえ，様式第11号によって装ていしなければならない。
2 1事件の文書で，数事件に関連するものは主たる事件に編入し，他の事件については参照表を編入しなければならない。
3 添付書類等であって，普通文書とともに編さんし難いものは，適宜の方法により整理保存し，当該文書にその旨を記載しておかなければならない。
(保存文書の管理)
第37条 第1類，第2類及び第3類に属する編さん文書については，主管課に文書保存台帳(様式第12号)を備え，所要事項を記載し，常に整理しておかなければならない。
2 保存文書は，虫害，湿気，盗難又は火災等のため損傷又は滅失することのないよう注意し，かつ，毎年1回これをばく書し，文書保存台帳と照合しなければならない。
(保存文書の借覧)
第38条 保存文書を借覧しようとする者は，自ら主務課備付けの文書貸与簿(様式第13号)に所要の事項を記入し，認印を押さなければならない。ただし，一時閲覧の場合は，主務課長の承認を受けて，倉庫内又は主管課長の指示する場所で閲覧することができる。
(保存文書の持出)
第39条 保存文書は，教育長の許可を受けなければ，局外に持ち出すことはできない。
(部外者の閲覧又は謄写)
第40条 事務局職員以外の者から保存文書の閲覧又は謄写の申出があったときは，上司の許可を得て，主管課員が立会のもとに閲覧又は謄写させなければならない。
(保存文書の廃棄)
第41条 保存期間を経過した文書は，教育長の決裁を経て廃棄しなければならない。ただし，文書保存索引簿及び索引又は文書保存台帳は，永久にこれを保存しなければならない。
2 保存期間中の文書であっても，保存の必要がなくなったものは，主管課長において，学校教育課長に回議のうえ，教育長の決裁を経て廃棄することができる。この場合には，前項ただし書の規定を準用する。
(廃棄文書の処理)
第42条 廃棄すべき文書は，文書保存台帳に廃棄年月日を記入し，文書中，印章等盗用のおそれのあるもの又は機密のものがあるときは，塗まつ裁断したうえ，廃棄しなければならない。
第7章 公文例
(公文の種類)
第43条 公文の種類は，次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 規則(地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)の規定により制定するもの)
(2) 公示文書
ア 告示(法令の規定又は権限に基づく処分等を行うため，又は処分等をした事項を管内一般又はその一部に公示するもの)
イ 公告(主として一定の事実を管内一般又はその一部に公示するもの)
(3) 令達文書
ア 訓令(局中，所管の教育機関又は所属職員に対し，職務上発する命令で公表を要するもの)
イ 訓(局中，所管の教育機関又は所属職員に対し，職務上発する命令で公表を要しないもの)
ウ 内訓(訓令又は訓で機密に属するもの)
エ 達(職権に基づき，特定の個人，団体等に対して特定の事項を命令するもの)
オ 指令(個人，団体，所管の教育機関からの申請，出願等に対して命令するもの)
(4) 普通文書
ア 照会(職務を執行するため，行政機関，教育機関，個人，団体に対し問い合わせるもの)
イ 回答(職権に基づき，照会又は依頼に対して，答えるもの)
ウ 通知又は通報(職権に基づき，特定の行政機関，教育機関，個人，団体等に対し，一定の事実又は意思を知らせるもの)
エ 依頼(行政機関，教育機関，個人，団体等に対し，一定の事項を頼むもの)
オ 報告(下級の機関等から上級の機関等に対し，一定の事実又は意思を知らせるもの)
カ 諮問(一定の機関に対し，法令上定められた事項について意見を求めるもの)
キ 答申(諮問を受けた機関が，その諮問に対して意見を述べるもの)
ク 進達(経由すべきものとされている申請書，願書等を上級行政庁に取り次ぐもの)
ケ 副申(申請書等を進達する場合に，意見を付け，上級行政機関に具申するもの)
コ 申請(個人，団体，下級行政機関等が，行政機関又は上級行政機関に対して一定の行為を求めるもの)
サ 建議(諮問機関等が，その属する機関に対し，一定の意見等を申し出るもの)
シ 通達(上級機関又は上司が，その所掌事務について，下級機関又は所属職員に対して，主として職務運営上指揮命令するもの)
ス 依命通達(行政機関の補助機関が当該機関の命を受けて自己の名で行う通達)
(5) 表彰状，感謝状，賞状，辞令，契約書，決定書，請願書，書簡文，証明書
(令達のあて名)
第44条 指令等令達のあて名は，次の各号によらなければならない。
(1) 官公署等に対しては，その長(氏名は記入しない。)
(2) 法人である公私の団体に対しては，その団体名
(3) 法人でない団体に対しては，その長又は代表者の氏名
(4) 私設の諸団体等を設定する場合には，設立代表者の氏名
(5) 個人に対しては，その氏名
(公文例式等)
第45条 公文例式及び文書の書き方は，南国市の公文例式に準ずるものとする。
第8章 服務
(出勤簿)
第46条 職員が登局したときは，自ら出勤簿に押印しなければならない。
2 職員が欠勤，遅刻，休暇，早退，出張等の場合は，所属課において遅滞なくその旨を出勤簿に記載しなければならない。
(休暇等)
第47条 職員が休暇の承認を得ようとするとき，又は欠勤しようとするときは，登局時限までにその理由及び期間を具して願い出上司の承認を得なければならない。
第48条 削除
(履歴書及び住所届)
第49条 あらたに採用された者又は配置換えを命ぜられた者は，5日以内に履歴書及び住所届を主管課長を経て学校教育課長に提出しなければならない。
(改氏名，転籍及び住所変更)
第50条 職員が改氏名，転籍又は住所を変更したときは，5日以内に変更届を主管課長を経て学校教育課長に提出しなければならない。
(退局時の文書物品の整理)
第51条 職員は，退局しようとするときは，その管掌する文書その他物品を格納整理し，散逸しないようにしなければならない。
(時間外勤務)
第52条 休日又は執務時間外に勤務しようとする者は，そのつど主管課長の許可を得なければならない。
(執務時間中の外出)
第53条 執務時間中に外出しようとするときは，上司の許可を受けなければならない。
(着任期間)
第54条 職員が採用されたとき，又は配置換えを命ぜられたときは，その通知を受けた日から7日以内に赴任しなければならない。
2 病気その他特別の事由により，前項の期限までに着任することができないときは，教育長の許可を受けなければならない。
(事務の引継ぎ)
第55条 転任，退職又は休職の場合において，すみやかに担任事務で説明を要するものは，説明書を添えて後任者又は上司の指名した者に引継がなければならない。
2 出張，休暇，欠勤等により不在となるときは，あらかじめ担任事務の処理について，上司の指示を受けなければならない。
(出張の復命)
第56条 出張を命ぜられた職員が帰局したときは，すみやかに復命書をもって上司に復命しなければならない。ただし，軽易な用務については，復命書に代えて口頭をもって復命することができる。
第9章 当直
(当直)
第57条 当直については，南国市役所処務規程(昭和39年南国市訓令第2号)第54条から第60条までの規定を準用する。
附則
この規程は，公布の日から施行する。
附則(平成7年教委訓令第1号)
この規程は，平成7年4月1日から施行する。
附則(平成10年教委訓令第1号)
この規程は，平成10年4月1日から施行する。
附則(平成14年教委訓令第1号)
この規程は，平成14年4月1日から施行する。
附則(平成19年教委訓令第1号)
この規程は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年教委訓令第1号)
この規程は，公布の日から施行する。
附則(平成22年教委訓令第2号)
この規程は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成27年教委訓令第2号)
この規程は，平成28年1月16日から施行する。
附則(平成28年教委訓令第1号)
この規程は，平成28年4月1日から施行する。
別表(第34条関係)
主管 | 標目 |
学校教育課 | 教育委員会法規 教育委員会 機密文書 叙任及び辞令録 給与 履歴書 教育行政 財産管理 市立学校営繕 教職員人事 教職員給与 学校保健体育 学校管理 学校給食 学校教育指導 文書件名簿 収受簿 その他 |
生涯学習課 | 生涯学習 社会体育 視聴覚教育 図書館 少年育成 社会教育施設管理 文化財 文書件名簿 収受簿 その他 |
